Podejście zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem

Potrzeby klientów

Rozmawiając z naszymi klientami, dostrzegamy wiele ich potrzeb. My rozwiązujemy jedną z nich – pomagamy realizować procesy biznesowe w terenie.

Ale co z pozostałymi obszarami?

• Zarządzaniem relacjami z klientem (CRM),
• repozytorium dokumentów i umów (DMS),
• fakturowaniem i księgowością (FK),
• realizacją projektów (PM) i bieżących działań operacyjnych,
• …i wieloma innymi?

Wybierając Colly, można ulec pokusie oczekiwania, że system pokryje wszystkie te obszary.

Uważamy, że to jednak nie jest właściwa droga.

Nie twierdzimy tak z lenistwa. Równie dobrze, jak na projektowaniu oprogramowania, znamy się na zarządzaniu przedsiębiorstwem (to nasz drugi konik).

Uprzedzając pytania – prezentowane przez nas podejście w ogólnym rozrachunku może okazać się tańsze niż wdrożenie jednego, gigantycznego systemu!

Zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem

Na początku warto wyjaśnić kilka kluczowych kwestii i wprowadzić pewne podstawowe pojęcia.

Prowadzisz firmę, która ma swoją misję (oprócz, co oczywiste, generowania zysku) – firma zajmuje się np. ochroną przeciwpożarową, budownictwem, handlem lub inną branżą.

Aby realizować te cele, wykonujesz konkretne czynności – procesy biznesowe. Odpowiedzialni są za nie Twoi pracownicy, którym przydaje się jasna struktura organizacyjna.

Wiele procesów biznesowych uległo cyfryzacji. Faktur czy dokumentów magazynowych (WZ, PZ) nie wypisuje się już ręcznie. Nie oznacza to jednak, że one zniknęły – po prostu znaczną część odpowiedzialności przejęło oprogramowanie w ramach konkretnych usług aplikacyjnych (przypadków użycia).

Jeśli interesuje Cię, jak oprogramowanie działa od środka, wchodzisz w obszar jego projektowania. Jako osoba nietechniczna zapewne nie będziesz się tym zajmować. Interesują Cię przypadki użycia i ich scenariusze, a nie to, w jakim języku programowania (np. PHP czy Python) zostaną wykonane. To nasza rola. My zaprojektowaliśmy Colly właśnie w tej warstwie w oparciu o konkretne procesy biznesowe.

Nawet w małej firmie przypadków użycia (i korespondujących procesów) może być bardzo wiele. Jest niezwykle mało prawdopodobne, że znajdziesz jeden produkt, który zrealizuje je wszystkie. Co więcej – czy w ogóle warto takiego szukać? Gdyby istniał gotowy system idealnie pasujący do wszystkiego, gdzie budowałbyś swoją przewagę konkurencyjną i wyróżnik na rynku?

Idąc krok dalej – oprogramowanie musi być gdzieś uruchamiane. W tym zakresie również podejmujesz decyzję: możesz wybrać własną infrastrukturę (on-premise) lub chmurę (gdzie odpowiedzialność za utrzymanie leży po stronie dostawcy).

To wszystko składa się na tzw. architekturę korporacyjną. Posiadając taki model, zyskujesz pełną mapę swojej organizacji. Co ważne – nie jest to rozwiązanie zarezerwowane wyłącznie dla wielkich korporacji.

Rysunek 1. Architektura korporacyjna. Źródło: J. Żeliński, Architektura korporacyjna – opis struktury modeli i śladowania, IT-Consulting, 2020, https://it-consulting.pl/zamow/architektura-korporacyjna-opis-struktury-modeli-i-sladowania/ [dostęp: 13.09.2026].

Colly jako część zintegrowanego systemu zarządzania

Skoro zalecamy stosowanie w firmie wielu wyspecjalizowanych aplikacji (najlepiej dostosowanych do punktowych potrzeb), pojawia się pytanie: czy jesteśmy skazani na ciągłe przełączanie się między programami?

Nie! Właśnie do tego służą integracje. Systemy powinny sprawnie komunikować się ze sobą poprzez interfejsy (API). Nie muszą przy tym korzystać z jednej wspólnej bazy danych (w świecie IT uważa się to wręcz za antywzorzec stosowany w monolitycznych systemach ERP).

Colly w swojej strategii rozwoju kładzie nacisk na pełne wsparcie dla integracji. Każdy nasz moduł jest zaprojektowany z myślą o wymianie danych. Zauważ, że nie wszystkie aplikacje muszą komunikować się bezpośrednio z Colly. W Twojej firmie mogą istnieć systemy, które wymieniają dane wyłącznie między sobą. Aby nad wszystkim zapanować warto mieć model własnej firmy.

Jak Colly współdziała z innymi modułami?

Jak to może wyglądać w praktyce?

• CRM i Project Management: Wybierasz system CRM, w którym zarządzasz danymi firmowymi klientów i kontaktami. Jako firma usługowa pracujesz na obiektach (budynkach) klienta – i to jest właśnie punkt integracji z Colly. Jeśli w CRM wygrasz zlecenie i dodasz dane o budynku, nie musisz wpisywać ich ręcznie do Colly. Obiekt pojawi się w nim automatycznie. Pracownicy terenowi nie potrzebują dostępu do całego lejka sprzedażowego – handlowcy mają swoje narzędzia, a serwisanci swoje.
• RCP (Rejestracja Czasu Pracy): Colly posiada wbudowany moduł czasu pracy, pozwalający rozliczać godziny spędzone na realizacjach w terenie. Dane mogą być przesyłane do Twoich globalnych systemów kadrowych.
• WMS (Gospodarka Magazynowa): Colly nie jest pełnowymiarowym magazynem klasy WMS. Daje serwisantowi w terenie tylko to, co niezbędne na masce samochodu (np. stany podręczne), a resztę danych przekazuje do Twojego głównego systemu magazynowego. Tym samym masz porządek w swoim dużym magazynie obsługiwanym zapewne przez system ERP i w terenie.
• Inne moduły: Wszelkie inne moduły generują dokumenty, które są częścią większego procesu biznesowego. Dzięki integracji trafią bezpośrednio w miejsce gdzie są potrzebne.

Ale przecież inni oferują, że zrobią dla nas wszystko!

Warto zadać sobie kilka kluczowych pytań i zwrócić uwagę na poniższe kwestie:

• Skąd bez wiedzy o Twojej organizacji dostawca może zapewnić, że wszystko się uda tak jak tego potrzebujesz? Aby dowiedzieć się czego Ci trzeba służy analiza biznesowa. Nie pomijaj tego etapu – pamiętaj, że to program ma być dostosowany do Twoich procesów, a nie Twoja firma do sztywnych ram programu.
• Kastomizacja a konfiguracja: Gotowy produkt i jego funkcjonalności można ustawić w ramach określonych ram (to konfiguracja). Dostawcy mogą za to dodatkowo przekonywać Cię, że dostosują system idealnie pod Twoją firmę (to jest właśnie kastomizacja). Główne wyzwania kastomizacji to:
  • wysokie koszty z powodu indywidualnego developmentu,
  • kwestie praw własności intelektualnej do stworzonego kodu,
  • długi czas realizacji,
  • ryzyko niepowodzenia całego projektu bez odpowiedniej kontroli.

Wdrażanie jednego wielkiego systemu ERP z mnóstwem kastomizacji w całej firmie jednocześnie często kończy się fiaskiem. Dlatego lepszym wyborem jest stosowanie metody małych kroków. Skup się na jednym fragmencie: wdroż go, zintegruj, a następnie powtórz ten proces z kolejnym obszarem.

Większość dostawców aplikacji ze względów finansowych woli:

• wciągać klientów w kosztowne i niekończące się kastomizacje (choć da się ich uniknąć!),
• obiecywać, że ich produkt zrobi absolutnie wszystko najlepiej (co w praktyce jest niemożliwe!),
• uzależniać firmę klienta od siebie (jest to tzw. vendor lock-in).

My wierzymy, że tworzenie dopracowanego oprogramowania oraz współpraca na partnerskich zasadach przynoszą długofalowe korzyści wszystkim stronom.